23.2.10

Guerilla Project Management

In timpul carierei mele, am trecut pe rand de la Project Management traditional la Agile Project Management si in ultima perioada la Guerilla Project Management. Sunt cateva definitii pe web despre Guerilla PM, dar niciuna nu se potriveste cu ce vreau eu sa va spun. In conceptia mea, Guerilla PM este acea abordare de criza pe care o aplici cand nimic din bunele practici de PM nu mai merge, buna pentru un mediu ostil project managerului si proiectului lui, cum este cazul de foarte multe ori in piata din Romania. Articolul de mai jos face referire la Project Management in contextul proiectelor de sisteme informatice.

Asadar, ce faci cand ai resurse insuficiente, un contract care nu te avantajeaza si la scrierea caruia nu ai participat, un client nepregatit si un proiect nedorit de utilizatorii finali?

1. Impui termene
Deoarece clientul nu are cultura de proiect, aceea a planificarii si respectarii termenelor, va trebui sa vii cu niste termene pentru activitatile clientului pe care sa le impui, sa le urmaresti si apoi sa arati cu multa insistenta orice depasire (exact, finger-pointing!). Pentru ca aceasta metoda sa mearga, este nevoie sa identifici in organizatia clientului persoana care da banii pe proiect, celebrul Sponsor, caruia sa-i pese cand termenele sunt depasite si practic banii sunt aruncati pe fereastra din cauza propriei organizatii. Efectul va fi ca Sponsorul va muta organizatia clientului in directia dorita de tine.

2. Planifici folosind backward planning
Deoarece nu ai resurse suficiente, cum e cazul in cele mai multe din situatii, nu poti sa planifici decat folosind backward planning, adica plecand de la milestoneul final si mergand inapoi pana la ziua curenta. Incercand sa planifici cum ar fi normal nu vei constata decat ca nu iti ajunge timpul sub nicio forma. Planificarea o faci tot impreuna cu echipa si vei vedea ca termenele agresive care rezulta din acest mod de planificare ii vor mobiliza pe toti si in multe cazuri veti reusi sa le respectati, stiind cu totii ca la capatul drumului nu exista niciun fel de contingenta.

3. Dai in productie la termenul stabilit cu orice pret (time-boxing)
Acest concept vine din Agile Project Management, dar dus la extrem spune ca un client rezistent la schimbare si care nu isi doreste proiectul nu va fi niciodata suficient de pregatit pentru adoptarea sistemului, si atunci singura solutie este de a-l coplesi cu un sistem informatic in productie cu care nu prea va sti ce sa faca. Odata pus in fata faptului implinit, ii va lua timp pana sa inceapa sa il foloseasca si sa il desteleneasca, iar toate fineturile cerute in faza de analiza vor fi abandonate in lupta lui de a se obisnui cu cele mai primare functiuni ale sistemului. Experienta mea este ca, in aceasta faza, utilizatorii isi vor micsora singuri expectantele, dorindu-si sa fie capabil macar sa isi termine taskurile de zi cu zi la timp. De aceea, solutia nu este nevoie sa fie foarte complicata, doar trebuie sa fie data in productie la timp si sa faca fata acestor necesitati primare. Va fi timp dupa aceea pentru a o rafina, si de multe ori dupa folosirea sistemului timp de cateva luni clientul va avea o cu totul alta viziune a nevoilor lui decat a avut in faza de analiza.

4. In loc de a incerca sa mitighezi riscurile, te pregatesti pentru crisis management
Din pacate, toate planurile tale de a mitiga riscurile vor fi date peste cap de diverse constrangeri. Contingenta va lipsi, resursele vor fi insuficiente sau termenele prea stranse. Sansa ta este sa te expui la riscuri devreme si sa te pregatesti sa le faci fata cat mai bine. O metoda de a te expune la riscuri este cea de mai sus, de a livra la termenul stabilit orice ar fi, dupa care te pregatesti cu ceva resurse aditionale pentru o perioada scurta de timp daca proiectul intra in criza.

5. Lucrezi exclusiv la nivel politic
Intr-un proiect de Guerilla din pacate solutia tehnica conteaza prea putin. Aspectele politice, organizationale si de imagine sunt principala ta preocupare, si trebuie sa le dai importanta cuvenita. Pentru a asigura consistenta tehnica a solutiei, iti vei gasi un membru al echipei in mainile caruia vei pune in totalitate aspectele tehnice, urmand ca tu sa nu te preocupi de asa ceva. Pur si simplu nu vei avea timp si mai mult iti vei incurca colegii care livreaza. Bineinteles ca te vei informa in permanenta si vei modera procesul decizional atunci cand membrii echipei vor escalada probleme catre tine, dar nu vei cunoaste suficient si nu vei merge in amanunt astfel incat sa poti lua tu aceste decizii. Foarte multi project manageri sunt fosti oameni tehnici carora le place sa se implice in astfel de amanunte; dar rolul tau politic acum este mult mai important decat cel tehnic.

6. Iti dezvolti o foarte buna rezistenta psihica
Am lasat la urma cel mai dificil si mai important aspect. Pentru a dezvolta rezistenta psihica necesara pentru a face fata stresului si presiunii s-au scris carti intregi pe care nu le voi putea sumariza aici. Voi sublinia doar doua aspecte, si anume ca acest ultim punct trebuie sa fie in atentia project managerului ca subiect de dezvoltare personala, si rar l-am vazut abordat prin cursurile de project management; si doi ca rezistenta psihica se bazeaza pe un pilon foarte important care este liberul arbitru. Mai exact, trebuie sa simti in permanenta ca este alegerea ta sa fii in acel proiect, in acel context dificil, sa-i faci fata si sa inveti din aceasta experienta. Orice sentiment ca esti prins intr-o capcana, intr-o situatie nedorita de tine, va face mult mai dificila lupta ta cu toate problemele expuse mai sus.